Los archivos de los colegios profesionales de la Comunidad de Madrid.

Jornada Técnica Los archivos de los colegios profesionales de la Comunidad de MadridLa Asociación ABDM asistió a la Jornada Técnica Los archivos de los colegios profesionales de la Comunidad de Madrid.

El pasado día 27 de octubre la Asociación ABDM estuvo presente en la Jornada Técnica Los archivos de los colegios profesionales de la Comunidad de Madrid, organizada por la Subdirección General de Archivos de la Dirección General de Patrimonio Cultural de la Comunidad de Madrid y el por el Colegio Oficial de Arquitectos  de Madrid.

Con esta jornada, se pretendía concienciar a otros colegios en la importancia que supone la gestión documental para los archivos de los colegios profesionales. Según la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, los colegios profesionales, entre otras entidades, deben remitir sus archivos para ser custodiados en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid.

La jornada, giró en tres ejes: marco jurídico de los colegios profesionales, fórmulas de  asesoramiento y colaboración de la Comunidad de Madrid en materia de archivos y experiencias en gestión documental de algunos colegios oficiales y profesionales.

Marco jurídico de los colegios profesionales.

En cuando al primer eje, se puso al día a los asistentes del marco jurídico de los colegios profesionales. La base jurídica principal en la que se basan los colegios profesionales es el artículo 36 de la Constitución Española. El desarrollo inicial del artículo 36 se tradujo nivel nacional en la Ley 2/1974, de 13 de febrero, sobre Colegios Profesionales.

Los colegios profesionales son corporaciones de derecho público que se aprueban por ley autonómica y, por tanto, a nivel autonómico tenemos la Ley 19/1997, de 11 de julio, de Colegios Profesionales de la Comunidad de Madrid.

En cuando a la legislación en el ámbito europeo, hay que contar principalmente con la Directiva de Servicios en el Mercado Interior, de 12 de diciembre de 2006. En la legislatura anterior se intentó aprobar una nueva ley de colegios y servicios profesionales pero, no llegó a aprobarse.

Los aspectos más destacables del conjunto normativo legal actual relacionado con los colegios profesionales, se resumen en que:

  • En la creación de colegios prevalece la no obligatoriedad de colegiarse para ejercer una determinada profesión, ya que, en este conjunto normativo, no se determina con exactitud qué profesiones deben atenerse a la colegiación obligatoria para ejercer y cuáles no.
  • Se podrán ejercer las respectivas profesiones en el territorio de la Comunidad de Madrid los profesionales incorporados a Colegios Profesionales de distinto ámbito territorial por razón de su domicilio profesional único o principal.
Fórmulas de  asesoramiento y colaboración de la Comunidad de Madrid en materia de archivos.

En cuanto a las vías de asesoramiento y colaboración en materia de archivos y gestión documental a los colegios profesionales, la Comunidad de Madrid ofrece información, documentación y ayuda de distinta índole por parte de la Subdirección General de Archivos. Podemos acceder a alguna de esa ayuda en el Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid.

Se indicó que es muy importante seguir la legislación que afecta a la documentación colegial de cara a su conservación o eliminación a la hora de que los colegios envíen su documentación histórica al Archivo Regional.

Se hace necesaria una gestión documental apropiada de la documentación colegial ya que ésta mejora el tratamiento, la conservación, la búsqueda y recuperación de información y se produjo un ahorro de costes.

En este sentido, se mostró a los asistentes en qué consiste el proceso de valoración y eliminación de los documentos de los colegios profesionales, ejemplos de tablas de valoración y la importancia de que los archivos de un colegio o cualquier organización funcionen correctamente.

Jornada Técnica Los archivos de los colegios profesionales: estadísticas

Además de todo esto, se presentó el Censo y Estadística del Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid. La Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid, ha ido elaborando un censo de archivos colegiales, mediante un formulario de recogida de datos, los cuales, están volcados en una base de datos.

Estos datos sirven también para elaborar la estadística bianual (la última es de 2014) de archivos de la Comunidad de Madrid, que se puede consultar en el Portal de Transparencia y en el Portal de Archivos de la Comunidad de Madrid.

Entre los diversos datos aportados por los colegios, destaca que:

  • Solo 6 colegios tiene profesionales de la archivística encargados de sus archivos.
  • No todos los colegios están registrados en el censo oficial: aun quedan 16 colegios profesionales por registrar.
  • Existen 1.341 m/l de archivos históricos provenientes de colegios profesionales custodiados por la Comunidad de Madrid.
Experiencias en gestión documental de algunos colegios oficiales y profesionales.

En la última parte de las jornadas, se produjeron varias intervenciones de los responsables de archivo y documentación de los colegios profesionales allí presentes, sobre el estado de la cuestión de sus archivos. Intervinieron miembros del propio Colegio Oficial de Arquitectos, del Ilustre Colegio de Abogados, del Colegio Oficial de Aparejadores y Arquitectos Técnicos y del Colegio de Farmacéuticos de Madrid.

Experiencia del Colegio Oficial de Arquitectos de Madrid.

El caso más llamativo, en cuanto a necesidades de gestión documental, fue el del coorganizador de la jornada técnica, el Colegio Oficial de Arquitectos de Madrid. Este colegio tiene un fondo muy extenso, estaba mal gestionado, con una gran cantidad de los mismos custodiada por una empresa externa con la que tenía firmado un contrato muy restrictivo.

Tras un estudio profundo de la situación de sus archivos y con la ayuda y asesoramiento de la Comunidad Madrid, se logró mejorar la gestión, conseguir firmar un contrato de custodia mejor que el anterior, con el consiguiente ahorro de costes. Esta es la razón principal por la que la Subdirección General de Archivos de la Comunidad de Madrid y el Colegio Oficial de Arquitectos de Madrid decidieron organizar la jornada.

En tal sentido, D. Antonio Gonzalez Quintana, Subdirector General de Archivos recordó lo regulado en la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid.  En ella se dispone que tendrán consideración de patrimonio de la Comunidad de Madrid todos los documentos de cualquier época producidos, conservados o reunidos por los colegios profesionales de ámbito madrileño. En ese orden de cosas, se hizo  hincapié  en la responsabilidad (sancionadora) existente respecto a la selección negativa de archivos.

Experiencia del Ilustre Colegio Oficial de Abogados de Madrid.

El director de archivo y biblioteca del Ilustre Colegio de Abogados de Madrid, D. José Mariano Barabino, hizo una exposición sobre los archivos del colegio indicando que el inicio de la configuración del actual colegio se remontaba a 15 de julio de 1596, con la aprobación por Felipe II de las Ordenanzas y constitución de la congregación de abogados de la Corte.

Ésta confería el carácter asistencial al gremio de abogados inicialmente ubicado en la Iglesia de San Felipe y con advocación a San Ybo, aunque ya existían precedentes en España siendo el colegio de abogados más antiguo el de Zaragoza. Con el tiempo se configuró el de Madrid como el Colegio de la Corte, cuya  configuración colegial actual se remonta al año 1732.

Jornada Técnica Los archivos en los colegios profesionales: Ordenanzas y constitución de la congregación de abogados de la Corte (1596)

Continuó el responsable de la biblioteca del Ilustre Colegio de Abogados que expuso como está organizado el Centro de Documentación (Biblioteca, Área Jurídica, Archivística y Gestión). Este cento de documentación está formado por un equipo multidisciplinar entre gestores de la documentación y abogados. En el año 2011 fue cuando comenzó el proceso de digitalización de sus fondos y dio cuenta de la configuración de los fondos archivísticos,  de las aplicaciones informáticas, de las formas de acceso a los mismos y  de la gestión de la calidad.

Experiencia del Colegio Oficial de Aparejadores y Arquitectos Técnicos de Madrid.

Seguidamente, intervino Marta da Silva como responsable de Gestión Documental del Colegio Oficial de Aparejadores y Arquitectos Técnicos de Madrid, el cuál se configuró en 1902, aunque los fondos archivísticos empiezan a dotarse en 1940.

Explicó como está configurado el proyecto de gestión documental y de las tres fases que se seguiron para la conservación, tratamiento de  fondos, y gestión los datos para la localización de los mismos; tratando de configurar, además, un sistema de acceso para los colegiados de una forma eficaz.

Experiencia del Colegio Oficial de Farmacéuticos de Madrid.

El último interviniente, fue D. Raúl Renán, responsable de la Gestión Documental del Colegio Oficial de Farmacéuticos de Madrid. Expuso cuales fueron los orígenes de las boticas, que datan de 1589, de las distintas pragmáticas otorgadas por los reyes en la configuración incial del gremio y que, posteriormente, permitirían integrarse en el mismo a ciudadanos que por estirpe no podían hacer trabajos manuales, como los caballeros. La colegiación empezó a hacerse obligatoria en 1898, aunque no se hizo efectivo hasta 1918, aunque los archivos colegiales sólo se conservan de después de la Guerra Civil.

Se está dotando al colegio de un sistema orgánico funcional, tanto en la conservación, tratamiento y acceso a los fondos. Dicho sistema cuenta con una configuración acorde con las normas internacionales de regulación archivistica. Está distribuido en tres fases temporales de gestión, indicando que la fase histórica del archivo se constituye a los 25 años del fallecimiento del colegiado.

Hoy en día, la conservación básica documental se hace en formato PDF, devolviéndose el documento original al profesional colegiado, si bien con la digitalización se facilita el acceso a los documentos y se simplifica el hándicap de las ubicaciones físicas. Lo cierto es que ello no quita para que se mantenga un exhaustivo proceso de clasificación, valoración y eliminación de los documentos.

Conclsusiones

La Sra. Directora General de Patrimonio Cultural de la Comunidad de Madrid, Dª. Paloma Sobrini, manifestó su disposición a colaborar con los colegios profesionales ofreciendo los servicios de la Comunidad de Madrid.

Se propuso la conveniencia de crear un grupo de trabajo en archivos de colegios profesionales, similar al de archivos municipales, para crear cuadros de valoración comunes entre colegios, así como el facilitar a la Administración datos estadísticos y censales sobre los archivos colegiales.

Su objetivo sería configurar un manual de información y en el que destaque, entre otros, los aspectos y procesos para la guarda y custodia documental, que hoy en día generan ciertos aspectos problemáticos.

La colaboración entre las administraciones públicas, asociaciones, fundaciones y otros colegios profesionales es necesaria e importante para el desarrollo y sostenimiento de los archivos que forman parte del patrimonio documental de la Comunidad de Madrid.