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Los 12 grandes retos en la gestión de los activos de información y evidencias en la era digital

Los 12 grandes retos en la gestión de los activos de información y evidencias en la era digital. (A la derecha hay una persona sentada en con las piernas estiradas y consultado información en el PC de su escritorio. Tras el monitor, se ven unos expedientes que se despliegan a la izquierda y, aparentemente, hacia el infinito)

Los 12 grandes retos en la gestión de los activos de información y evidencias en la era digital.

María del Valle Palma Villalón, miembro de dos subcomités de AENOR, ha publicado este mes de mayo de 2014 en la Revista Gestión Documental doce grandes retos que deben ser tenidos en cuenta en la gestión de activos de información y evidencias de la era digital.

“La alta dirección tradicionalmente no ha considerado a los activos de información y las evidencias con el mismo valor que los activos financieros o de recursos humanos como una parte integral del negocio. Aunque esta aptitud está cambiando obligados por el creciente número de normas, leyes y regulaciones que deben cumplir, debido al número cada vez mayor de evidencias que deben presentar en las auditorías (financieras, tributarias, protección de datos personales, calidad, medio ambiental, seguridad de la información, riesgos laborales etc.). Las sanciones y multas pueden llegar a ser tan altas que incluso pueden hacer desaparecer la empresa”.

Fuente: Revista Gestión Documental

Más de un 36% de la jornada laboral buscando información

Estrategia Financiera-Wolters Kluver

Más de un 36% de la jornada laboral buscando información

Según estudios publicados cada trabajador malgasta 67 minutos al día en buscar documentación clave para su trabajo. Los motivos principales son la clasificación inadecuada de los documentos, la falta de ella o el extravío.

Entre los principales bladrones de tiempob de los trabajadores se encuentra la búsqueda de información. Según un estudio recogido por OpenKM los empleados emplean más de un 36% de su jornada laboral en búsqueda de información relevante para su trabajo. Según esos mismos datos, cada trabajador desperdicia hasta 67 minutos al día en la búsqueda de documentación necesaria. Esta pérdida de tiempo supone un elevado coste para las empresas. El motivo es la falta de una gestión de la información en las empresas.

Documentos mal archivados o perdidos

Disponer de la información clave para el desarrollo normal del trabajo, es clave para una óptima gestión del tiempo y un aumento de la productividad. Sin embargo, tal y como se destaca, una mala gestión de la información implica una pérdida de tiempo en la jornada del trabajador y, por tanto, una disminución de la eficiencia. Esta pérdida de tiempo es debida a las horas que se invierten en buscar un documento que está mal archivado o bien que está perdido. A esto se le añade las horas que se malgastan en clasificar de modo manual dicha documentación con los errores que pueden darse.

El 90% de los documentos de una empresa están mal gestionados

Del mismo modo, estudios publicados indican que el 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden y que el 3% está mal archivado. Además, el 90% de los documentos que se consultan diariamente se manejan sin ningún tipo de gestión apropiada para su custodia. Todo ello implica en la empresa una serie de costes debido al tiempo empleado y a la falta de efectividad. La implementación de una herramienta de gestión documental permite a las empresas un ahorro anual de más de 1.200 € por departamento en costes y hasta 150 horas debido a la simplificación y racionalización del flujo interno de los documentos.

Fuente: Estrategia Financiera, Sección A, última hora, 15 Abr. 2014. Wolters Kluwer España