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¡Goya para la herramienta que impulsa la eficiencia: la gestión documental!

El Goya a competitividad empresarial es para la gestión documental.

gestión documental¡Y la ganadora un año más es la gestión documental! Gana por goleada como mejor actriz de reparto organizativo, mejor vestuario dotando a las empresas de los recursos que las hacen más llamativas, y también se lleva el Goya por mejor guión adaptado a las necesidades de una organización. Y es que cuando una empresa cuenta con una estrategia bien definida y las características idóneas es capaz de reforzar su posición frente a sus competidoras.

Cualquier alfombra roja que se precie debe tener en su piso la calidad del servicio y la productividad, y todos los objetivos se detendrán ante ella para captar el valor añadido que se deriva de una buena gestión documental.

La implantación de sistemas avanzados de gestión documental y la posibilidad de ofrecer servicios integrales, que abarcan desde la organización de archivos hasta su digitalización y transformación, hacen de las empresas elementos activos, rentables y competitivos. Quienes deciden apostar por la gestión documental apuestan por un valor seguro.

Acaparando photocall, la herramienta que impulsa la eficiencia!.

La mayoría de las empresas enfrentan un crecimiento explosivo de información generada de sus procesos de negocio. Esta información no estructurada, conocida como contenido, abarca toda la gama de documentos. Es muy importante, por tanto, que puedan reducirse costes y se maximicen las capacidades, así como que se mejoren los productos y se potencie la innovación y el desarrollo. Invertir en la gestión documental ayuda a las empresas a trabajar de forma más eficiente mejorando la satisfacción del cliente. Resulta imprescindible desarrollar estrategias de cambio en la gestión de la información que respondan a las necesidades específicas de la organización en cada momento.

Así pues, la gestión documental permite aumentar la eficiencia de las personas y la productividad de la empresa gracias a los procesos automatizados, como los documentos que se firman a través de un dispositivo digital gracias a la implantación de sistemas que recogen datos biométricos, los cifran y los incrustan en el documento con absoluta certificación y validez legal, alejándose a cada trámite del papel, cada vez más en desuso.

Cuanto mayor disposición haya a la apertura de nuevos procesos y posibilidades de gestión de la información y de los contenidos durante todo su ciclo de vida (creación, revisión, búsqueda, recuperación…) más ágiles serán las comunicaciones de las tareas rutinarias, se reducirán los costos derivados de impresiones, envíos y almacenamiento de documentación y la información será mas oportuna aplicando políticas y acciones de gestión documental como pilar estratégico de la empresa.

Comprobando que son todo ventajas solo nos queda decirle a la galardonada…

¡¡Gestión documental, nos has dado una vida!!

Que es un gestor documental. El trabajo del gestor documental en la empresa.

Que es un gestor documental. El trabajo del gestor documental en la empresa.

Gestor DocumentalA menudo las funciones del empleado gestor documental no se perciben por la mayoría de la gente, a pesar de que apoyan y hacen posible que los mecanismos de las grandes empresas funcionen de manera adecuada.

Por ejemplo, ¿Cómo podría una gran empresa prescindir de los trámites y documentos? No podría, eso es todo.

El trabajo de las personas que prestan los servicios de gestor documental, ha pasado desapercibido para mucha gente, aunque es una figura dentro de la empresa fundamental para el buen funcionamiento de la oficina.

Ahora bien, si antes este trabajo se realizaba 100% en soporte papel y mediante archivos, en la actualidad este trabajo se ha automatizado con la llegada de sistemas de gestión documental que permiten digitalizar, indexar y facilitar el trabajo al gestor documental, para que este sea más efectivo.

El gestor documental del futuro realizará gran parte de su trabajo con el sistema de gestión documental.

El sistema de gestión documental es un sistema informático (o conjunto de programas de ordenador) que utilizará el gestor para capturar y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes de documentos en papel.

La figura de gestor documental, realizará las tareas siguientes:

  • Escanear y capturar la documentación: Con un escáner profesional y un sistema OCR para convertir documentos en papel en formato electrónico.
  • Automáticamente el sistema categorizará el documento, y el usuario gestor documental solo tendrá que dar una pequeña guía al programa cuando se trate de documentos nuevos que no haya procesado antes. (Esto quiere decir que una factura de un proveedor solo se tendrá que guiar la primera vez para que el sistema aprenda a interpretarla).
  • Todo ello: el documento y los datos que ha extraído el sistema se integran en el sistema de gestión documental, con un sistema de base de datos organizados con los documentos almacenados.
  • Se obtiene un mecanismo de búsqueda para encontrar rápidamente los documentos específicos, por los metadatos de los documentos.

A partir de ahora el gestor documental, solo tendrá que escanear los documentos y trabajar con el sistema de gestión documental que le facilitará su trabajo de manera exponencial.

Hay que indicar que las responsabilidades y los requisitos necesarios para el puesto de gestor documental han cambiado y se requiere una formación adicional para realizar las funciones de gestor documental:

Responsabilidades: El gestor documental realiza tareas de complejidad como la indexación detallada de los expedientes, y la elaboración de procedimientos para llevar a cabo tareas con los documentos. Prepara los procedimientos establecidos en la presentación, recuperación y copia de documentación de archivos, es el responsable de la introducción de datos en línea a los expedientes y otras bases de datos, corrección y edición de los documentos archivados a través del OCR. Prepara documentos para la digitalización de imágenes y documentos relacionados, incluyendo la detección de documentos, y el etiquetado de los metadatos de los archivos que van a ser escaneados.

Requisitos: Es importante la experiencia en proyectos de documentación. Excelentes habilidades de escritura y práctica en el conocimiento de los entornos de procesamiento de datos, incluidos los procesos de automatización de tareas de la empresa, la ejecución y personalización de consultas y extracciones sobre las bases de datos y otras aplicaciones.

Así la figura del responsable gestor documental de la empresa, automatiza y mejora en mucho el trabajo que estaba realizando hasta la fecha, la rapidez y la eficiencia en su trabajo aporta un extra a la empresa, de la que se benefician el resto de empleados.

Fuente: http://www.tbs-telecon.es/que-es-un-gestor-documental

Lo que buscas tiene nombre: DOCUMENTALISTA. Joaquín Calatayud (@kalatasoy)

Lo que buscas tiene nombre: DOCUMENTALISTA. Joaquín Calatayud (@kalatasoy)

Foto: gl.wikipedia.org
Foto: gl.wikipedia.org

Cuando uno accede a las distintas ofertas que aparecen a diario en los diferentes portales de empleo relacionados con la Información y Documentación, dichas ofertas suelen tener algo en común, en la mayoría de casos tratándose de empleos que a tenor de las funciones y características del puesto requieren de un titulado en Información y Documentación, demandan cualquier cosa menos esto, al  menos esa es mi sensación. Es cierto que ésta es una vieja cantinela de la profesión y algo victimista, pero es imposible no llegar a preguntarse si las ofertas existen y por consiguiente nos necesitan, ¿saben que existimos?

Definamos por tanto qué es un documentalista y sus funciones para después realizar búsquedas de empleos acordes a éstas y dejar claro si es una sensación o una realidad.

Si buscamos en Wikipedia, se define a los documentalistas de la siguiente manera:

Son profesionales que están formados para gestionar la información dentro de las organizaciones, independientemente del soporte en que se encuentre (por ello los documentos son fuentes de información arqueológica, archivística, audiovisual, etc.). Para ello, dominan las características y los distintos tipos de documentos que se encuentran en los diferentes soportes (papel o digital) y formatos. Además, son capaces de analizar, fijar y mejorar los flujos de información organizativa para la mejora de la productividad de ésta. Su formación es marcadamente interdisciplinar, por lo que los documentalistas muestran una gran capacidad de adaptación ante las nuevas situaciones y necesidades de las organizaciones.

Las funciones que están preparados para desempeñar dentro de las organizaciones pasan por la evaluación y el análisis de la cadena documental (selección, adquisición, realización del análisis documental y organización de los depósitos informativos), la búsqueda y recuperación de información, la edición de productos documentales —resúmenes de índices o de prensa—, el tratamiento continuado de la información documental; además de saber planificar y gestionar la elaboración de informes, memorias y estadísticas.

Basándonos en el artículo “Pon un documentalista en tu vida… o en tu empresa” que escribió hace ya algún tiempo Julián Marquina, podemos añadir que también son tareas básicas de un documentalista:

  • Mejora de los flujos documentales e informativos con el fin de buscar la productividad empresarial (eficiencia, eficacia y calidad).
  • Asesoramiento informacional.
  • Localización de fuentes secundarias relevantes para la empresa.
  • Diseñar y mantener bases de datos y páginas web / blogs corporativos.
  • Creación de nuevo contenidos (boletines, resúmenes documentales, posts, informes…)

Teniendo claro qué es un documentalista y las funciones que desempeña, si accedemos a los portales de empleo y buscamos ofertas acordes a estas funciones nos encontramos lo siguiente:

  • Ofertas relacionadas con el análisis documental:
    • Verificador Documental:
    • FUNCIONES:
      • Verificación de los componentes de los expedientes del contrato.
      • Comprobación de que los datos aportados por el cliente son acordes con los integrados en la aplicación.
      • Solicitud de documentos y/o datos faltantes en el expediente.
      • Contacto telefónico, si fuera preciso, con los clientes, con el fin de confirmar datos y enriquecer sus bases.
      • Grabación de estos datos en las distintas bases de datos.
    • EXPERIENCIA : Mínimo 3 años en Tratamiento Documental (Análisis de Documentos, Gestión de Archivo, Grabación, Digitalización de documentos, etc.)
    • Categoría Administración de empresas – Administración
    • FORMACIÓN: Preferiblemente relacionado con el área administrativa

Ninguna referencia a documentalistas, titulados en Información y Documentación…

  • Ofertas relacionadas con la gestión de la información:
    • Formador en gestión de información, el curso a desarrollar se desglosa en:
      • Consulta y manipulación de información contenida en gestores de datos.
      • Creación y gestión de repositorios de contenidos.
      • Administración de sistemas de gestión de información.
    • Categoría: Informática y telecomunicaciones – Administración de bases de datos
    • Se busca: Licenciado en Informática

Ninguna referencia a documentalistas, titulados en Información y Documentación…

  • Ofertas relacionadas con la investigación bibliográfica y documental:
    • Técnico de documentación Técnica y Legislación
      • Actividades a desarrollar:
        • Preparación, revisión, emisión y archivo de la documentación técnica a clientes y autoridades competentes
        • Mantenimiento y actualización de las bases de datos de materias primas y productos
        • Investigación bibliográfica y documental
      • Se demanda un graduado en Química

Nuevamente ninguna referencia a documentalistas ni a  titulados en Información y Documentación.

En definitiva, y a pesar del esfuerzo de muchas personas y colectivos por mostrar y difundir la importancia y la necesidad del trabajo documental, queda comprobado como decía al comienzo del post que las ofertas existen, son muchas las empresas que requieren un profesional con las características propias de un documentalista pero es difícil encontrar entre este tipo de ofertas referencias a la titulación de Información y Documentación. ¿Por qué ocurre esto?, ¿qué hacemos mal para que ocurra esto?, ¿qué podemos hacer en el futuro para que cambie?

Fuente: http://jcalatayud.wordpress.com/2014/12/01/lo-que-buscas-tiene-nombre-documentalista/