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Que es un gestor documental. El trabajo del gestor documental en la empresa.

Que es un gestor documental. El trabajo del gestor documental en la empresa.

Gestor DocumentalA menudo las funciones del empleado gestor documental no se perciben por la mayoría de la gente, a pesar de que apoyan y hacen posible que los mecanismos de las grandes empresas funcionen de manera adecuada.

Por ejemplo, ¿Cómo podría una gran empresa prescindir de los trámites y documentos? No podría, eso es todo.

El trabajo de las personas que prestan los servicios de gestor documental, ha pasado desapercibido para mucha gente, aunque es una figura dentro de la empresa fundamental para el buen funcionamiento de la oficina.

Ahora bien, si antes este trabajo se realizaba 100% en soporte papel y mediante archivos, en la actualidad este trabajo se ha automatizado con la llegada de sistemas de gestión documental que permiten digitalizar, indexar y facilitar el trabajo al gestor documental, para que este sea más efectivo.

El gestor documental del futuro realizará gran parte de su trabajo con el sistema de gestión documental.

El sistema de gestión documental es un sistema informático (o conjunto de programas de ordenador) que utilizará el gestor para capturar y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes de documentos en papel.

La figura de gestor documental, realizará las tareas siguientes:

  • Escanear y capturar la documentación: Con un escáner profesional y un sistema OCR para convertir documentos en papel en formato electrónico.
  • Automáticamente el sistema categorizará el documento, y el usuario gestor documental solo tendrá que dar una pequeña guía al programa cuando se trate de documentos nuevos que no haya procesado antes. (Esto quiere decir que una factura de un proveedor solo se tendrá que guiar la primera vez para que el sistema aprenda a interpretarla).
  • Todo ello: el documento y los datos que ha extraído el sistema se integran en el sistema de gestión documental, con un sistema de base de datos organizados con los documentos almacenados.
  • Se obtiene un mecanismo de búsqueda para encontrar rápidamente los documentos específicos, por los metadatos de los documentos.

A partir de ahora el gestor documental, solo tendrá que escanear los documentos y trabajar con el sistema de gestión documental que le facilitará su trabajo de manera exponencial.

Hay que indicar que las responsabilidades y los requisitos necesarios para el puesto de gestor documental han cambiado y se requiere una formación adicional para realizar las funciones de gestor documental:

Responsabilidades: El gestor documental realiza tareas de complejidad como la indexación detallada de los expedientes, y la elaboración de procedimientos para llevar a cabo tareas con los documentos. Prepara los procedimientos establecidos en la presentación, recuperación y copia de documentación de archivos, es el responsable de la introducción de datos en línea a los expedientes y otras bases de datos, corrección y edición de los documentos archivados a través del OCR. Prepara documentos para la digitalización de imágenes y documentos relacionados, incluyendo la detección de documentos, y el etiquetado de los metadatos de los archivos que van a ser escaneados.

Requisitos: Es importante la experiencia en proyectos de documentación. Excelentes habilidades de escritura y práctica en el conocimiento de los entornos de procesamiento de datos, incluidos los procesos de automatización de tareas de la empresa, la ejecución y personalización de consultas y extracciones sobre las bases de datos y otras aplicaciones.

Así la figura del responsable gestor documental de la empresa, automatiza y mejora en mucho el trabajo que estaba realizando hasta la fecha, la rapidez y la eficiencia en su trabajo aporta un extra a la empresa, de la que se benefician el resto de empleados.

Fuente: http://www.tbs-telecon.es/que-es-un-gestor-documental

Entrevista a Alicia López González, documentalista y community manager

Entrevista a Alicia López González, documentalista y community manager.

Como ya en su día lo hiciera nuestra compañera y colega Alicia López González, documentalista y community manger y autora del blog Lo que viene siendo una documentalista, hoy la Asociación ABDM publica una entrevista realizada a esta profesional de las ciencias de la documentación.

En ella, le plantemos una serie cuestiones que, a nuestro parecer, son muy importantes tanto para los profesionales como para nuestra profesión (perfil profesional, formación universitaria, intrusismo, mercado laboral, futuro de la profesión, etc.) y cuyas respuestas esperamos que resulten interesantes.

Animamos a todo socio o lector a que difunda y comparta esta entrevista por las distintas redes sociales y medios a su alcance.

 

¿Podrías resumirnos brevemente tu trayectoria profesional y dónde trabajas ahora?

Alicia López González
Alicia López González, documentalista y community manager

Desde los 21 años que me diplomé he estado trabajando siempre como documentalista en medios de comunicación como RTVE, Telecinco y ABC, como bibliotecaria en la Universidad de Alcalá de Henares y en la Universidad Complutense de Madrid entre otros centros  y como archivera y gestora de contenidos en empresas del ámbito privado. Mi último trabajo ha sido de documentalista y community manager en Cambio16.

 

 

Sabemos que diriges el blog Lo que viene siendo una documentalista. ¿Qué ofreces en este blog y a quién va dirigido?

Desde el principio, he querido explicar con el blog todo lo que un profesional de la información puede hacer y ofrecer al usuario. Dividido por secciones, explico bibliotecas, centros de documentación y archivos que me llaman la atención por sus fondos, el acceso a los mismos o por simple curiosidad. Además  hago entrevistas a escritores y personas relacionadas con el mundo de la documentación que aportan su punto de vista sobre la profesión y sus centros.

LoQueVieneSiendoUnaDocumentalista

 

 

 

 

 

 

 

Con respecto a tu perfil profesional de documentalista y community manager ¿Qué opinión tienes sobre esta “mezcla”? ¿No crees que tal vez se mezclen dos perfiles muy distintos?

Lo cierto es que siempre me he considerado documentalista. El perfil de community manager lo veo como una extensión del profesional de la información que difunde la información en las redes sociales, lo que ocurre es que ahora está más de moda y se pide más.

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Mesa redonda: "Los documentalistas no convencionales"

 

Mesa redonda: “Los documentalistas no convencionales”

La Documentación o la gestión de la información es una profesión en constante evolución ya sea en entornos más tradicionales, como bibliotecas o centros de documentación, o en otros menos convencionales, bajo el influjo de las tecnologías y las redes sociales.

Los profesionales de la información hemos sabido crecer y adaptarnos a estos continuos cambios y a las nuevas demandas del mercado laboral asumiendo, de este modo, nuevos perfiles y roles profesionales, aunque probablemente, esta capacidad de aprendizaje y adaptación no es suficientemente conocida ni por nuestros propios colegas ni por el conjunto de la sociedad.

A través de esta mesa redonda tendremos la oportunidad de descubrir a estos otros documentalistas.

La sesión es gratuita, para inscribirte deberás rellenar previamente el siguiente formulario: Inscripción.

Lugar:

Sede la UOC en Madrid
Plaza de las Cortes, 4. Madrid.

Cuando:

26 de junio de 2014, a las 19.30h.

Organiza

Universitat Oberta de Catalunya, Estudios de Ciencias de la Información y de la Comunicación. Grado de Información y Documentación UOC

Fuente: UOC: Agenda 2014