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Nueva etapa en la Asociación ABDM

Nueva etapa de la Asociación ABDM.

Nuevas caras, nuevos objetivos, ilusiones renovadas y gran entusiasmo.

El pasado día 11 de febrero de 2017 se celebró la Asamblea General Ordinaria correspondiente al año anterior, con el objetivo de dar cuenta de los socios de todo lo acontecido durante el periodo 2016, presentando la correspondiente memoria de actividades.

En esta ocasión tocaba celebrar elecciones a diversos puestos de Consejo Directivo al que, además,  se le unen nuevos colaboradores que se integran en los grupos de trabajo. Para el 2017, la Asociación cuenta con un equipo renovado que, contando con caras conocidas, trae aíres de renovación, entusiasmo, ilusión y energía.

Más presencia en redes sociales.

Se va a reforzar la presencia de la Asociación en la redes sociales y en los foros profesionales de discusión y debate con el objetivo de hacer más extensible nuestra iniciativa, así como atraer más profesionales que compartan nuestras inquietudes y se unan a la Asociación.

Observatorio Profesional.

El Observatorio de empleo, nace para publicar ofertas que creemos que merecen un análisis crítico por su falta de concreción, indefinición o poco acierto en cuanto a las funciones, requisitos de acceso o perfil profesional requerido.

En este sentido, no dejaremos de publicar ofertas de empleo que se destaquen por su calidad, es decir, por cumplir los requisitos mínimos que (a nuestro juicio) debe tener cualquier oferta en la que se solicite un perfil profesional relacionado con las ciencias de la documentación.

Colaboración y participación.

En otro orden de cosas y en la línea marcada por el nuevo Consejo Directivo, queremos también invitar a cualquier socio o profesional interesado en publicar artículos o noticias de interés sobre nuestra profesión que le ayuden a ganar visibilidad y al fomento de la iniciativa que promovemos en la Asociación.

III Jornadas Valencianas de Documentación: #líderesocultos pero, con fuerza para salir a la luz

Crónica de las III Jornadas Valencianas de Documentación: #líderesocultos en las que participó nuestra presidenta Alicia López.

Terceras Jornades Valencianes de Documentació: #líderesocultos
Cartel oficial de las III Jornadas Valencianas de Documentación. 23 y 24 de Octubre de 2015: “#Lideresocultos”.

El pasado día 23 y 24 de octubre se celebraron las III Jornadas Valencianas de Documentación, bajo el lema #lideresocultos (en valenciano #lidersocults), con un formato un tanto peculiar, distinto a todo lo visto hasta ahora en conferencias y jornadas técnicas o científicas, a la par que innovador ya que, no se había hecho de esta forma antes y no dejó indiferente a nadie.

Las jornadas ponían el acento en la idea de que tenemos muchos profesionales de la información y la documentación que hacen muy bien su trabajo, que son capaces demostrar la importancia que suponen contar con estos profesionales de la información y la documentación en la sociedad en la que vivimos, que son ejemplo en los que los demás colegas de profesión puede fijarse y que, de alguna forma, no son lo suficientemente visibles. De ahí viene en lema de esta 3ª edición de las jornadas valencianas: líderes ocultos.

Cualquiera de nosotros puede dejar de estar oculto y empezar a ser visible, siendo protagonista del cambio, siendo líder en la sociedad, en nuestra empresa o institución o ante la misma administración y, es por ellos, que las jornadas se han centrado en trabajar la capacidad de los profesionales de la información para influenciar, dinamizar, cooperar y/o mediar con otra clase de profesionales, usuarios, clientes, empresas, etc.

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Que es un gestor documental. El trabajo del gestor documental en la empresa.

Que es un gestor documental. El trabajo del gestor documental en la empresa.

Gestor DocumentalA menudo las funciones del empleado gestor documental no se perciben por la mayoría de la gente, a pesar de que apoyan y hacen posible que los mecanismos de las grandes empresas funcionen de manera adecuada.

Por ejemplo, ¿Cómo podría una gran empresa prescindir de los trámites y documentos? No podría, eso es todo.

El trabajo de las personas que prestan los servicios de gestor documental, ha pasado desapercibido para mucha gente, aunque es una figura dentro de la empresa fundamental para el buen funcionamiento de la oficina.

Ahora bien, si antes este trabajo se realizaba 100% en soporte papel y mediante archivos, en la actualidad este trabajo se ha automatizado con la llegada de sistemas de gestión documental que permiten digitalizar, indexar y facilitar el trabajo al gestor documental, para que este sea más efectivo.

El gestor documental del futuro realizará gran parte de su trabajo con el sistema de gestión documental.

El sistema de gestión documental es un sistema informático (o conjunto de programas de ordenador) que utilizará el gestor para capturar y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes de documentos en papel.

La figura de gestor documental, realizará las tareas siguientes:

  • Escanear y capturar la documentación: Con un escáner profesional y un sistema OCR para convertir documentos en papel en formato electrónico.
  • Automáticamente el sistema categorizará el documento, y el usuario gestor documental solo tendrá que dar una pequeña guía al programa cuando se trate de documentos nuevos que no haya procesado antes. (Esto quiere decir que una factura de un proveedor solo se tendrá que guiar la primera vez para que el sistema aprenda a interpretarla).
  • Todo ello: el documento y los datos que ha extraído el sistema se integran en el sistema de gestión documental, con un sistema de base de datos organizados con los documentos almacenados.
  • Se obtiene un mecanismo de búsqueda para encontrar rápidamente los documentos específicos, por los metadatos de los documentos.

A partir de ahora el gestor documental, solo tendrá que escanear los documentos y trabajar con el sistema de gestión documental que le facilitará su trabajo de manera exponencial.

Hay que indicar que las responsabilidades y los requisitos necesarios para el puesto de gestor documental han cambiado y se requiere una formación adicional para realizar las funciones de gestor documental:

Responsabilidades: El gestor documental realiza tareas de complejidad como la indexación detallada de los expedientes, y la elaboración de procedimientos para llevar a cabo tareas con los documentos. Prepara los procedimientos establecidos en la presentación, recuperación y copia de documentación de archivos, es el responsable de la introducción de datos en línea a los expedientes y otras bases de datos, corrección y edición de los documentos archivados a través del OCR. Prepara documentos para la digitalización de imágenes y documentos relacionados, incluyendo la detección de documentos, y el etiquetado de los metadatos de los archivos que van a ser escaneados.

Requisitos: Es importante la experiencia en proyectos de documentación. Excelentes habilidades de escritura y práctica en el conocimiento de los entornos de procesamiento de datos, incluidos los procesos de automatización de tareas de la empresa, la ejecución y personalización de consultas y extracciones sobre las bases de datos y otras aplicaciones.

Así la figura del responsable gestor documental de la empresa, automatiza y mejora en mucho el trabajo que estaba realizando hasta la fecha, la rapidez y la eficiencia en su trabajo aporta un extra a la empresa, de la que se benefician el resto de empleados.

Fuente: http://www.tbs-telecon.es/que-es-un-gestor-documental